会展活动开始前,应该落实哪些接待事项?

会展活动开始前，应该落实以下接待事项：根据会议要求，会议会场的布置，包括会议会展的会标、灯光、多媒体、电源、桌椅、茶杯、广告牌和各个服务的安排都要落实到位。

提前检查菜单和其他服务状况，比如餐厅卫生、餐具必备品和完好程度、桌椅数量和摆设等，确保准备完整、妥当。

根据酒店或者其他会议场所提供的房间状况表，在报到前就应该确定房间，选定专家和领导入住的房间和楼层。一些细节上的问题也不能忽视。

提前调整宣传设备的摆放和位置，以及会议期间的摄影设备和摄影人员的搭配是否及时到位。另外，电源的安全、楼层和门卫等处的检查都不容忽视。

会展展前服务包括什么

会展活动产业数字化运营：会展观众服务其实可以做得更好

服务必然产生费用，这笔费用不是小数目，不仅是公司在为服务的各项人力、物力、财力埋单，同时也在为无法给观众提供满意的服务埋单。

主办单位埋的单，这里面的钱都是来自主办单位的总体收入。

我们探讨服务模式的核心不在于埋单埋了多少，而是如何提升观众的满意度。

比如：很多展览主办单位有时会为了提高自己的服务质量，让员工装扮成现场的观众，了解真实观众在参观时的感受，吐槽，从而发现自身在会展服务中的优缺点，可谓用心良苦！

在我看来服务质量高是可以让观众口口相传的，是会展主办单位形成核心竞争力的重要环节，不仅稳固了老观众，并且创造了新观众，主办单位如果从长远考虑的话，应抓好服务这个环节。那么，展会的观众服务有哪些？做好观众服务的前提是什么？服务怎样做更能让观众满意呢？

疑问一：展会的观众服务有哪些？

展会观众服务是包含观众从展前、展会现场到展后的整体展览活动体验获得的感知，由此决定了观众对于一届展会的总体满意程度。

展前服务包含：电话邀约服务、观众展前指南服务、观众需求管理服务、观众组织服务、观众交通服务等。

展会现场服务包含：现场有价值的主题或展览活动、观众登记服务、观众引导服务、观众信息咨询服务、观众餐饮服务、观众住宿服务、观众旅游服务等。

展后服务包含：邮寄展后报告、主办单位致谢服务、调查问卷服务、处理展会遗留问题等。

疑问二：做好观众服务的前提是什么？

【解决方法】完善且及时更新的观众数据库。

在如今这个时代，不存在没有观众数据库的观众服务，观众数据库是主办单位极其宝贵的资产，从观众数据库主办单位可以了解到观众对于展会的需求，展会的变化趋势以及可以做大客户的一对一针对性邀请。

观众数据库需要一个长期积累的过程，数据获得的来源主要有两类途径：一类是现场观众登记的数据，另一类是从行业组织、协会获得的有偿数据。主办单位应配备专业的观众数据库管理团队，对于数据的收集、归纳、维护、更新、邀约等各项相关工作按照负责人、时间、方法、先后顺序进行系统化的日常管理和维护，并不断改良工作方法，总结经验，提升效率。

而对于主办单位来说，如何增强与观众的粘度一直以来都是一个挑战。一次展会结束以后，观众的粘度会一点点的降低，直至完全冷淡，所以我们需要有与观众保持粘度的过程管理体系，例如展后致谢管理、电话一对一邀约话术管理，观众需求反馈管理、观众投诉及建议管理等过程管理体系，深化及细化观众数据库管理，增强与观众的粘度，观众参与的积极性及满意度。

疑问三：服务怎样做更能让观众满意？

【解决方法】确保老观众服务的持续性，新观众服务的人性化。

让服务更高效，更具有针对性，对于曾经参加过自办展览的观众，更需要主办单位优先配置有限的资源，给予更优质的服务或增值服务，比如说最重要的一点，主办单位应该让老观众在展会上欣赏到一些与上一届不同的主题活动，干货内容，新颖设计等，不要让老观众产生”审美疲劳“。还可以考虑为老观众提供一些免费的会议入场名额，现场的神秘礼物，免费餐券等，切记主办单位要说到做到。

同时对于新观众，不熟悉展会和展馆是根本性问题，主办单位工作人员应坚持尊重、热情、主动的原则，同时给予更多的人性化服务，例如现场指示牌应保证正确，清晰，醒目，易懂；现场观众签到流程应尽量缩短；碰到任何问题都可以由附近的工作人员耐心解答等等。

对于主办单位来说，观众服务不可能靠主办单位全包，展馆方，搭建方，物流方，现场餐饮方乃至兼职服务人员应共同发力，提供令观众满意的服务。另外，为了满足观众多样化需求，必须引入服务人员竞争机制，并坚持主办单位主导的作用。分清哪些是观众的基本需求，哪些是非基本需求，当服务人员当场无法解答时，应如何操作等，都应该事先培训到位，以适应观众多层次的服务需求。

关于观众服务，笔者感受最多的还是会展主办单位对于自己事业的热爱，对于会展的热爱，这些优秀的会展人用自己的时间和精力在提升观众满意度和体验感上不断地追求，在大数据，互联网，物联网的运用上不断革新，因为我们会展人知道：观众服务，其实可以做得更好！（结束）

以上内容来自公号： 会展经济学

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【头条号-新社汇and微会动袁帅】运营者：袁帅，会展业信息化、数字化领域专家，PMP项目管理师，网络营销，搜索引擎营销运营出身，数据分析师，中国电子商务职业经理人，CEAC国家信息化计算机教育认证：网络营销师，SEM搜索引擎营销师，SEO工程师 。现任北京新荟友科技有限公司联合创始人、执行董事，新社汇平台联合创始人、微会动平台创始人兼首席营销顾问，静花缘精品系列民宿互联网线上运营，北京宏宇互动科技有限公司事业合伙人，TAS区块链溯源项目营销合伙人。O2O2O活动场景双线闭环数字化运营综合服务解决方案与活动场景数字信息化运营综合解决执行方案提出者，微会动服务共同体发起人。